Российские компании с каждым годом все активнее используют корпоративные информационные системы, обеспечивающие автоматизацию учетных функций (бухгалтерия, финансы, логистика). Однако по сравнению с западными странами, где ERP-система это уже неоспоримый стандарт не только для всех крупных компаний, но и для многих средних, на российских предприятиях, к сожалению, вопрос внедрения ERP иногда является предметом долгих обсуждений. Что касается систем класса Business Intelligence (BI), то в России по сравнению с Западом это пока еще совсем небольшой, но бурно развивающийся рынок. Рассмотрим основные функции систем класса BI и ERP-системы и их различия.



Основная задача ERP - обеспечение интегрированного учета хозяйственной деятельности предприятия и предоставление руководству оперативной отчетности в режиме реального времени о его состоянии. Особенность всех транзакционных систем заключается в том, что, во-первых, оперативную информацию можно получить только на том участке компании, который охвачен ERP-системой, во-вторых, ERP-система не всегда удобна для продвинутого аналитика, поскольку глубокий анализ не является ее прямой задачей. Данный факт около 10 лет назад побудил поставщиков ERP-решений к разработке систем класса BI, обеспечивающих, как правило, сбор оперативной информации из своих же ERP-систем и любых других систем третьих поставщиков. Сегодня утверждение о том, что все поставщики ERP-систем не способны предложить решения для выполнения аналитических задач, неверно.



Основными задачами решения BI являются поддержка принятия управленческих решений руководства, которая реализуется за счет возможностей сбора информации из различных систем компании, и представление аналитической отчетности. Применение BI-системы способствует разгрузке операционных систем, которые выполняют свои прямые функции - учет хозяйственных операций компании. Если ERP-система позволяет получить ответы на оперативные вопросы (например, какова сейчас дебиторская задолженность данного контрагента, каково состояние склада на текущий момент), то BI-система - на вопросы, связанные с управленческими решениями, которые влияют на деятельность компании в перспективе (например, какие клиенты являются приоритетными, открывать ли дополнительную производственную линию, с какими поставщиками работать).



Часто при принятии решения о внедрении BI-системы возникает вопрос о возврате на инвестиции в такие проекты: руководство компании интересует ROI будущего проекта. Вопрос достаточно сложный. Обычно при подсчете пытаются сопоставить затраты на проект и выгоды, которые будут получены. К затратам относятся стоимость лицензий программного обеспечения и стоимость внедрения. Стоимость лицензионного пакета обычно зависит от количества пользователей системы за оцениваемый период. При оценке стоимости внедрения и опытно-промышленной эксплуатации необходимо принимать в расчет не только стоимость услуг внешних консультантов, но и расходы на внутренние ресурсы, высвобожденные под проект и дальнейшее развитие системы. Обучение также является весомой расходной статьей любого проекта. Перед проектом часть проектной команды должна пройти внешнее обучение и по его завершению провести внутреннее обучение всех пользователей системы (ключевые пользователи, потребители информации и т.д.). Возможно, компании придется понести расходы, связанные с обеспечением инфраструктуры (компьютеры, сеть), а также необходимо учесть амортизацию аппаратных средств. После внедрения систему нужно поддерживать. Кроме того, для BI-проектов весьма характерны постепенные улучшения и новые проекты.



Выгоды от внедрения BI-системы условно можно подразделить на две группы:
косвенные выгоды, позволяющие компании выйти на более высокий уровень развития и обеспечить принципиально новые возможности работы. Прямой экономический эффект от таких выгод посчитать очень трудно;
прямые выгоды, обеспечивающие явный экономический эффект, который может быть выражен в стоимостной оценке.



К первой группе можно отнести появление целостного взгляда на все области бизнеса за счет интеграции данных из различных информационных источников компании. BI-решения обеспечивают быстрое получение отчетов, которые объединяют информацию о всех направлениях деятельности компании. У нее появляется возможность эффективно транслировать свои целевые установки по бизнес-направлениям. Данные решения позволяют повысить прозрачность планирования, интегрировать процессы краткосрочного, годового и стратегического планирования и управления в единой системной среде, обеспечивают общие и гармонизированные основные данные (справочники, аналитика) в планировании и отчетности. Использование BI способствует выработке единого подхода к информации. Достаточно типична ситуация, когда на совещании два руководителя смежных подразделений оперируют разными данными по одному и тому же вопросу. Хранилище бизнес-информации как основа BI-решения предоставит информацию этим руководителям с необходимой им аналитикой, т.е. те же данные, но только в разном ракурсе. Кроме того, обеспечивается должный уровень информационной безопасности в компании, поскольку речь идет, как правило, об информации, имеющей отношение к финансовому положению, конкурентным преимуществам, планам и стратегии развития компании.



Ко второй группе можно отнести стандартизацию отчетности и появление тех отчетов, получение которых было прежде невозможно. Сокращается ручная работа по формированию отчетности (особенно сбор данных), в результате аналитики получают возможность заниматься своим прямым делом - анализировать информацию. Снижается время на подготовку отчетности, что позволяет своевременно реагировать на различные ситуации и принимать управленческие решения, а также количество арифметических ошибок при планировании и составлении отчетов. Для международных компаний сокращаются затраты на перевод отчетности на иностранные языки.



Выгодой для компании является получение более точных результатов планирования. Как правило, качество планирования зависит от качества имеющейся фактической информации. Рассмотрим пример из практики. Целью компании, занимающейся сетевой розничной продажей и имеющей около сотни магазинов, является максимизация продаж и минимизация складских запасов. Для ее достижения необходимо решить задачу: какие продукты и в каком количестве должны быть в каждом магазине и на складах. Для этого нужно знать затраты на каждый продукт на "полке", а также потери при продажах от неадекватного ассортимента. Теперь представим себе эту задачу в динамике - меняются внутренние и внешние факторы: цены конкурентов, предпочтения покупателей, условия поставщиков. Наличие информации из магазинов является первым шагом на пути к точным прогнозам. Однако из-за отсутствия у компании мощных инструментов сбора и обработки данных, а также аналитических приложений при решении данной задачи могут возникнуть проблемы.



Оценка будущего эффекта от внедрения BI существенно затруднена в связи с тем, что система представляет собой инструментарий, с помощью которого решаются управленческие задачи. Эффект во многом будет зависеть от того, какие задачи руководство ставит перед системой. Приведем пример из практики одной из крупнейших вертикально-интегрированных компаний нефтяной отрасли, внедрившей BI-систему. Перед закупочным подразделением была поставлена задача оптимизации склада и выявления неликвидных запасов в рамках всего холдинга. Специалисты обеспечили выгрузку в хранилище заявок всех подразделений компании на закупку материалов и информации по их движению на складе. На основе этих данных по складу были определены оборачиваемость материалов и обеспеченность запасами. Построенные аналитические отчеты показали наличие огромного количества заявок на те материалы, оборачиваемость по которым составляет более года, что позволило обоснованно отклонить их существенную часть. Задача была весьма эффективно решена с помощью хранилища. Требовалось выгрузить из различных транзакционных систем огромный объем информации о материалах и заявках на них по подразделениям, периодам. Выгружаемая информация должна была быть преобразована: значительно очищена и уплотнена (агрегирована) для выявления ответа на основной вопрос и далее сопоставлена. В результате закупочная кампания в следующем году прошла гораздо эффективнее, что позволило сэкономить компании огромные средства. Однако возникает вопрос: считать ли доход, полученный от использования высвободившихся оборотных средств компании, доходом от внедрения системы при подсчете ROI.



Задачи, подобные описанным выше, носят аналитический характер и должны решаться соответствующими специалистами с помощью специально предназначенных инструментов BI-класса. Доходная часть при расчете ROI в значительной степени определяется количеством и качеством задач, решаемых с помощью BI-системы. Сейчас существуют методики, позволяющие достаточно точно определить возможные эффекты от внедрения систем, в том числе BI. В частности, хорошо зарекомендовала себя на западных рынках методика Value Engineering, которая в настоящее время получает распространение в России.



Для обеспечения существенного возврата на инвестиции степень проникновения BI-системы в компанию должна быть достаточно высокой. Она должна использоваться в рамках всей корпорации и работать на достижение целей большинства структурных подразделений и компании в целом.



Перед системой должны ставиться все новые и новые задачи. Такие задачи могут формулироваться как внутренними специалистами, так и внешними консультантами. Данный подход обеспечит достаточно высокий ROI от внедрения BI-системы.

Комментарии: (0)   Рейтинг: