Актуальность
Условия современного бизнеса заставляют компании прибегать к внедрению информационных систем с целью увеличения скорости и эффективности бизнес-процессов. Существуют множество различных классов информационных систем (ERP, ERP II, CPM/BPM, CRM, SCM, ECM и т.д.), каждая их которых решает свои задачи. Мы в данной статье постараемся наиболее подробно осветить рынок систем электронного документооборота в России.
Типичная ситуация на российских предприятиях – это отсутствие единой системы электронного документооборота.
Это ведет:
- раздувание штата компании – увеличение количества сотрудников, использующихся как "курьеры" - увеличение издержек
- очень затруднительна работа с версиями документов, когда у одного документа появляется множество различных версий, у которых в свою очередь также возможны различные версии.
- сложности при совместной работе с документами – необходимо постоянно контролировать исполнение того или иного поручения
- увеличение срока поиска информации в архивах и т.п.
Например, есть предприятие X.
Различные документы, в том числе проекты договоров и прочая договорная переписка, согласовывались и переносились непосредственно исполнителями или секретариатом из кабинета в кабинет. Огромный поток документов и большое число визирующих подразделений затрудняли процедуру заключения договоров, возникали сложности с оперативным контролем исполнительской дисциплины. Внедрение системы электронного документооборота позволило сделать прозрачным процесс согласования документов, исключить возможность потери документов, предоставило оперативный доступ к архивной базе документов руководителям. Удалось перейти на безбумажные технологии на некоторых участках делопроизводства, что значительно сократило время на подготовку документов. Кроме того, теперь система отслеживает процесс согласования документов, т. е. хранит все их версии с привязкой авторизации к каждой версии. В результате руководитель может с уверенностью определить, кто именно составил тот или иной электронный документ.
Автоматизация процессов коллективной работы с документами, повышение эффективности бизнес-процессов, сокращение расходов, связанных с делопроизводством и документооборотом, а также контроль исполнительской дисциплины – вот основные задачи, которые решают Заказчики, принимая решение о внедрении системы электронного документооборота.
Основные понятия
Все присутствующие на Российском рынке системы управления документами можно разделить на несколько классификационных групп, каждая из которых ориентирована на решение специфических задач и занимает свою "нишу" в рамках организации документооборота и делопроизводства. Их отличия обусловлены способами реализации задач делопроизводства, что объясняется особенностями используемых концепций и моделей процессов, положенных в основу разработок.
Системы WorkFlow
Данный класс представлен системами управления потоками работ, так называемыми системами WorkFlow. В этих системах четко прописаны бизнес-процессы организации, ее функциональные бизнес-правила, способы и сроки передачи документов и предоставления отчетности. Такие системы, в основном, ориентированы на предприятия и организации, в которых уже устоялись бизнес-правила, четко прописаны функциональные обязанности сотрудников, а документооборот, обладая простой структурой, носит массовый характер. Системы WorkFlow идеально подходят для внедрения в организациях с процессно-ориентированным управлением, деятельность которых основана на выполнении повторяющихся процессов коллективной обработки данных с соблюдением определённой технологии. К такому типу организаций относятся дистрибьюторские компании, снабженческо-сбытовые организации, банки, финансовые и юридические организации.
Российский рынок систем класса WorkFlow представлен следующими системами:
- Optima WorkFlow ("Optima", Россия)
- StaffWare (Staffware plc, Великобритания)
Системы делопроизводства
Системы данного класса, в основном, разработаны отечественными специалистами для решения задач автоматизации традиционного (Российского) документооборота. Основой разработки таких систем являются рекомендации Государственной Системы Документационного Обеспечения Управления (ДОУ). Системы делопроизводства ориентированы на крупные организации, в которых ярко выражена вертикальная составляющая управления, а также на государственные учреждения. Данные системы обеспечивают пошаговое управление движением и исполнением всей совокупности документов на предприятии, его структурных подразделениях и филиалах на всех этапах жизненного цикла документов: от приема или создания, до передачи в архив или уничтожения.
Наличие специализированных справочников делопроизводства (группы документов, стандартные тексты, рубрикатор, номенклатура дел и т.д.), а также иерархический способ их представления, снижают трудоемкость операций по обработке документов сотрудниками службы делопроизводства при работе с системами данного класса.
Все системы наряду с общими функциями имеют уникальные особенности, которые отличают их друг от друга. В системе "Дело", в частности, реализованы возможности распределения ролевых функций между участниками делопроизводственного процесса. Введено понятие должностных лиц учреждения, принимающих и исполняющих решения (резолюции). На Российском рынке системы данного класса представлены широко вследствие популярности данного направления разработок в 90-е годы. Ведущая роль в данной категории принадлежит следующим системам:
- Дело ("Электронные офисные системы", Россия)
- DIS:Class Золушка Win ("НТЦ ИРМ", Россия)
- AquaDOC
- Company Media и Office Media
- DocOffice
- Sitex
- Гран-Док
- Кодекс: Документооборот
Электронные архивы документов
Основной целью создания электронных архивов является структурирование имеющихся в компании документов, организация их хранения в электронном виде и поиска. Примером систем данного класса являются экспертные системы хранения интеллектуального капитала компании, позволяющие быстро ориентироваться во множестве знаний ее сотрудников, накопленные ими при разработке продуктов и оказании услуг.
Ведущая компания в области IT-консалтинга Gartner Group данный класс систем охарактеризовала следующим образом: "Управление знаниями - это дисциплина, которая обеспечивает интегрированный подход к созданию, сбору, организации и использованию информационных ресурсов предприятия и доступу к ним. Эти ресурсы включают в себя фактографические данные, текстовую информацию, правила и процедуры, и, что наиболее важно, знания и опыт сотрудников".
Электронные архивы документов применяются в организациях и учреждениях, где требуется хранить большое количество документов в структурном порядке, производить их поиск, отслеживать изменения. К таким организациям относятся архивы, аналитические службы, информагентства, ситуационные центры, силовые ведомства, промышленные предприятия и т.д. Российский рынок электронных архивов документов представлен следующими системами:
- Электронный архив ЕВФРАТ
- Effect Office
Системы коллективной обработки документов (groupware)
Системы данного класса призваны обеспечить группу пользователей, объединенных решением общей задачи, информацией распределенной по компьютерной сети в виде общих документов. При этом необходима организация хранения документов, репликация на удаленные рабочие места и группы, оперативное отслеживание изменений и контроль всех версий документа. Такие программные продукты часто интегрируют в себе средства обмена информацией и пересылки документов между пользователями сети в виде электронной почты. Такие программные продукты на Российском рынке впервые появились с началом внедрения проектов сетевой интеграции и в настоящее время представлены следующими продуктами:
- Novell Group Wise
- Lotus Domino.Doc (Lotus IBM)
- MS Exchange Server
Комплексные системы управления документами
К отдельному классу систем делопроизводства и документооборота можно отнести систему Documentum компании Documentum EMC. В данной системе наряду с традиционными функциями делопроизводства (регистрация документов, привязка к документам поручений, контроль исполнения документов, визирование) присутствуют функции создания и обработки финансовых и управленческих документов. С их помощью может быть организован контроль платежей, контроль движения товаров, материалов и складской учет, планирование бюджета и разработка финансовых и платежных документов и др. Количество видов документов, используемых в системе, и их реквизитов может быть настроено с учетом особенностей организации. Отличительной особенностью системы является возможность формирования отчетов по реквизитам документов в системе. Все перечисленные функции, а также наличие специализированных справочников и использование web-технологии делают данную систему предпочтительной при внедрении ее в мелких и средних организациях с территориально-распределенной структурой, специализирующихся на оптовой торговле, оказании сервисных услуг, обучения и т.д.
- Documentum
- Panagon
- Hummingbird
- ЕФРАТ-Документооборот
- LanDocs ("Ланит", Россия)
- Directum
- DocVision
- IIG Intravert
- LanDocs
- NauDoc
- БОСС-Референт
- Эскадо
Российский рынок СЭД
Основная масса внедренных продуктов на территории России написана нашими соотечественниками на основе иностранных платформ. Что собственно и не удивительно, т.к. подходы к ведению документооборота в России отличаются от Западных стандартов, хотя и не противоречат им.
Прежде, чем перейти к детальному рассмотрению систем и компаний, предлагаем Вашему вниманию несколько интересных диаграмм, демонстрирующих общую ситуацию на рынке СЭД в России.
Заметно по внедрениям лидирует компания Электронные Офисные Системы со своими продуктами " Дело".
Данный рисунок нам показывает бесспорное лидерство по внедрениям у компаний госсектора. Это обусловлено тем, что Российская Федерация выделяет значительные денежные средства на реализацию программы "Электронная Россия".
Проведя сравнительный анализ стоимости лицензий, можно заметить, что разброс цен у систем одного класса – невелик. Это демонстрирует, что рынок СЭД уже сформировался, а наличие недавно анонсированных новых решений указывает на начало процесса расширения рынка. Весьма примечательно, что присутствие иностранных систем минимально. Ранее мы уже отмечали разницу между иностранной системой регламентов документооборота и Российской. И результаты исследования наглядно показывают, насколько консервативен потребитель на этом рынке, что даже при практически равной стоимости лицензий предпочитает Российского вендора иностранному. Хотя у данного факта есть еще одно объяснение - рынок еще формируется и на нем много новых команд-внедренцев, которые будут учиться методом проб и ошибок на проектах.
Как видно из рисунка, преобладают комплексные решения. Что и не удивительно, т.к. комплексные системы делятся на ядро и функциональные модули, которые можно подбирать, уменьшая цену приобретения. А при необходимости добавить ранее не использовавшийся функционал, просто докупив модуль. Хотя, конечно, это не совсем так, как говорят менеджеры по продажам. Дело в том, что комплексные системы имеют гораздо больше возможности ко всякого рода доработкам. И после определенного этапа просто подключить модуль уже может и не получиться. В крайнем случае дело может дойти до частичного перевнедрения уже существующего функционала. Поэтому, подбирая систему, конечно, необходимо смотреть в будущее. Но, выбирая универсальное решение, необходимо построить процесс внедрения так, чтобы стандартный функционал оставался работоспособным.
Внедрение информационной системы неизбежно сопровождается рисками неудачного внедрения. Рассмотри их подробнее:
1. Неполное покрытие функционала, и, связанная с ним, не полная адаптация бизнес-процессов. Данный риск возникает вследствие ограниченности возможностей по доработке системы без программирования ядра. Как правило, для минимизации рисков разработчики крупных промышленных платформ встраивают в свое решение средства по настройке системы и возможность доработки бизнес-логики, не вмешиваясь в ядро.
2. Невозможность использования полного функционала. Данный вид риска связан с невозможностью доработки одной системы из-за ограниченности возможностей другой. (В случае использования интегрированного решения СЭД+ERP)
3. Двойной ввод данных. Появляется, если в своей деятельности компания использует несколько систем. Даже, если при внедрении системы были состыкованы так, что ввод информации в одном системе, автоматически или полуавтоматически отражался в другой, то при дальнейшей эксплуатации и доработках, вероятность отказа от стыковки систем увеличивается с течением времени.
4. Тоже касается потери и искажения данных. При работе с различными системами, импорте и экспорте информации, вероятность потери и искажения данных также увеличивается пропорционально количеству используемых систем.
5. Риск потери поддержки связан с отказом дальнейшей поддержки разработчика платформы, а также с ликвидацией компании, поддерживающей данное решение.
6. Ограниченность масштабирования без потери производительности. Возникает при росте бизнеса, а соответственно и количества пользователей системы. Сильно зависит от платформы реализации организации БД и используемой СУБД.
7. Снижение скорости отражения комплексных изменений. Если изменение бизнес-процесса влечет изменение в других департаментах и системах, то при работе с несколькими системами придется отражать и изменять каждую из систем, что приводит к значительному снижению скорости отражения необходимых изменений и, как следствие, потере эффективности.
8. Неудачное внедрение. Зависит от множества факторов. Главными факторами можно назвать: компетенцию компании внедренца, а как следствие, грамотно составленное ТЗ на систему; завышенные декларированные возможности платформы реализации, отличающиеся от реальных.
Подытожив все вышесказанное, составим алгоритм (сценарий) выбора системы, который минимизирует нам риски:
- Понимание потребности (описание бизнес-процессов).
- Подготовка тендерной документации.
- Анализ рынка существующих СЭД и поставщиков.
- Отбор СЭД.
- Отбор поставщиков решений.
- Проведение тендера.
Комментарии:
(0)
Рейтинг:
