В современных условиях трудно представить себе предприятие, где бы были не автоматизированы в той или иной степени задачи бухгалтерского учета, логистики, расчета заработной платы, учета кадров, для производственных предприятий - это задачи расчета себестоимости выпускаемой продукции. Все указанные задачи в том или ином виде решены на российских предприятиях. Современные условия диктуют новые подходы. Реализация учетных задач - это необходимое условие для нормального функционирования предприятия, но далеко не достаточное. В последнее время весьма актуальным является решение задач планирования и анализа. В настоящей статье речь пойдет не только о принципе построения системы бюджетирования на предприятии, но и о выборе адекватных программных средств, способных в полной мере решить эту задачу.



Прежде чем подходить к автоматизации задач бюджетирования, необходимо на предприятии осуществить грамотную постановку адекватной системы бюджетирования. Для этого сначала требуется определить цель ее построения и задачи, которые она поможет решить.



Основная цель построения любой системы бюджетирования - решение задач планирования финансов по различным центрам финансовой ответственности. Этим задачам отвечают бюджеты, которые составляются практически на любом предприятии: бюджет доходов и расходов, бюджет движения денежных средств, бюджет дебиторской и кредиторской задолженности и пр. Но сегодня при постановке системы бюджетирования помимо планирования финансовых потоков эксперты центра консалтинга и решений "Аргумент" все чаще сталкиваются с таким требованием своих заказчиков, как моделирование. Действительно, для руководителя любого уровня важно получить инструмент, который позволит ответить на вопросы о том, каким образом повлияет повышение заработной платы сотрудников на 20% со следующего квартала на себестоимость выпускаемой продукции, как отразится 10%-ное увеличение закупочных цен на сырье на выплачиваемых налогах, за счет чего можно добиться сокращения издержек.



Подобных вопросов достаточно много. Ответить на них поможет реализация возможностей моделирования в системе бюджетирования. Работа организуется следующим образом: изменяя какие-либо бюджетные показатели, сотрудник финансовой службы без труда увидит изменения в других бюджетных показателях, которые связаны с ними. Гибкое моделирование соответствующих бюджетных показателей обеспечит получение нужных (или, по крайней мере, приемлемых) цифр в связанных бюджетных показателях, что позволит принять выверенное сбалансированное решение о возможности или невозможности данного изменения. Если такое изменение возможно, то путем моделирования можно определить точно его величину и степень его влияния на другие важные показатели деятельности предприятия.



Таким образом, выстраивая систему бюджетирования, эксперты центра "Аргумент" все чаще сталкиваются с проблемой, касающейся моделирования различных бюджетных показателей, так как точный ответ на вопрос "что будет, если...", а также прогнозирование ситуаций позволят предприятию правильно выстроить стратегию его развития в современных условиях, что в конечном счете и будет определять рыночный успех.



Кроме того, целями построения системы бюджетирования помимо планирования бюджетных показателей и прогнозирования являются получение фактических данных об исполнении бюджетов и анализ отклонений плановых и фактических показателей для принятия соответствующих управленческих решений. На основании такого анализа осуществляется планирование бюджетных показателей на следующий временной период.



В соответствии с указанными целями и выстраивается система бюджетирования. При этом все большее количество организаций поручает этот процесс экспертам в данной области.



Первой ступенью в постановке системы бюджетирования считается определение набора бюджетов, которые требуется формировать на предприятии. Необходимо определить и прописать все виды бюджетов, начиная с операционных (вспомогательных) и заканчивая консолидирующими.



Вторая ступень - это определение всех центров финансовой ответственности (мест возникновения финансовых потоков или их изменения), статей бюджетов и алгоритмов их расчета (для статей, являющихся расчетными), формализация правил взаимосвязи между статьями, установление периодов планирования (месяц, квартал, год, пятилетие и пр.). Второй этап является крайне важным, так как именно на нем закладывается фундамент системы бюджетирования.



Третьей ступенью является описание регламентов составления и утверждения бюджетов. В практике центра "Аргумент" есть различные примеры регламентирования составления бюджетов. Мы сталкивались и с единоличным составлением бюджетов, когда финансовый менеджер предприятия, опираясь на свой опыт, данные прошлого периода и динамику внешнего фактора, составляет бюджет компании, не коррелируя бюджетные показатели с данными, предоставляемыми сотрудниками и руководителями других подразделений предприятия. Такой подход ведет к большим отклонениям между плановыми показателями статей бюджетов и их фактическим исполнением, т.е. составленный бюджет фактически не будет исполнен. Другой подход, с которым мы сталкивались на предприятиях, - это метод утверждения бюджетов "снизу вверх". Он заключается в следующем. Сотрудники, относящиеся к центрам финансовой ответственности, заполняют статьи бюджетов, затем эти показатели консолидируются и поступают к высшему руководству, которое в соответствии со своим видением корректирует бюджетные показатели и спускает их для ознакомления этим же сотрудникам (метод "сверху вниз"), после чего они утверждаются. Этот процесс обычно имеет несколько итераций, т.е. бюджетные показатели корректируются несколько раз как сверху, так и снизу, пока соответствующий показатель не принимает окончательно утвержденного значения. Чаще всего при согласовании бюджетов используется сочетание обоих методов: и "снизу вверх", и "сверху вниз". Причем своим заказчикам наши специалисты рекомендуют иметь не один вариант бюджета, а несколько, например оптимистичный, наиболее вероятный, пессимистичный и пр. Такой подход позволит предприятию быть готовым к любому варианту развития событий.



Таким образом, задача постановки системы бюджетирования является сложной и многогранной. Но мало эту систему выстроить, необходимо, чтобы она заработала на предприятии. Если система бюджетирования в компании предполагает ведение нескольких десятков бюджетов и сотен их статей, часть из которых являются расчетными, то обязательно встанет задача ее автоматизации, причем автоматического получения не только фактических показателей, но и плановых, а также выявления отклонений между ними.



В настоящее время существует достаточно много программных средств, позволяющих решать задачи бюджетирования. В частности, к ним относятся такие разработки, как ORACLE E-Business Suite, mySAP, система "Галактика", система Hyperion Pillar, Comshare MPC и многие другие. Нельзя забывать и о наиболее распространенном сегодня среди российских предприятий средстве решения этих задач - Microsoft Excel. В связи с этим у предприятий возникает проблема, связанная с выбором системы: какими принципами нужно при этом руководствоваться и какие критерии применять при оценке программных средств? От точного ответа на эти вопросы зависит в дальнейшем правильный выбор системы. Кроме того, будет решена проблема, касающаяся вложения денежных средств в оптимальный для конкретного предприятия в данных условиях программный продукт.



Выбираемая система должна отвечать целому ряду критериев при условии минимизации всех видов ресурсов на предприятии: людских, временных, стоимостных. Эксперты центра "Аргумент" обычно критерии, учитываемые при выборе программного продукта, подразделяют на следующие группы:



функциональные требования - группа критериев, позволяющих определить степень удовлетворения функциональной полнотой рассматриваемого программного продукта. В нашем случае можно принять во внимание такие его возможности, как:
моделирование;
ведение нескольких вариантов бюджетов;
наличие в системе стандартных настроек, обеспечивающих расчет основных финансовых показателей предприятия (ликвидность, оборачиваемость, финансовая устойчивость, рентабельность), что существенно облегчает и ускоряет процесс периодической настройки;
автоматическое получение в статьях бюджетов фактических показателей по данным бухгалтерского учета;
построение бюджетов по данным более ранних бюджетов с учетом поправочных коэффициентов или без их учета;
высокая скорость получения и наглядность отчетных форм.


Полный перечень функциональных требований к системе формируется в результате постановки системы бюджетирования;



технические требования - группа критериев, определяющих технические характеристики рассматриваемой разработки: используемая СУБД, ее характеристики, возможность одновременной работы большого количества пользователей без существенного замедления, интеграция с другими программными продуктами (например, с учетными системами), возможность доработки системы и простота их осуществления, наличие самостоятельных настроек и сложность их осуществления, устойчивость системы к взлому и пр.;



требования к разработчику - группа критериев, позволяющая определить положение разработчика на рынке, его перспективы и устойчивость. В конечном счете правильный выбор разработчика дает заказчику уверенность в завтрашнем дне;



требования к поставщику решения - группа критериев, отражающих требования к исполнителю, т.е. к той организации, консультанты которой будут проводить на предприятии работы по постановке системы бюджетирования, выбору соответствующего программного продукта и его внедрению. Здесь важно принять во внимание их квалификацию, опыт в реализации подобных задач и пр. При этом разработчик и поставщик решения могут быть из одной и той же организации;



временные требования - группа критериев, позволяющих установить время, которое потребуется консультантам поставщика для решения поставленных задач. Время, необходимое для внедрения программного продукта, может колебаться от трех недель до 12 месяцев и более. При наличии временных ограничений целый ряд программных продуктов отпадает, так как время их внедрения достаточно велико;



стоимостные требования - группа критериев, на основе которых можно оценить стоимость реализации проекта, включающую как стоимость самого программного обеспечения, так и стоимость работ по его внедрению и сопровождению.



Следует отметить, что данное разделение на типы критериев достаточно условное. В любом случае все эти критерии согласовываются с предприятием-заказчиком. Консультанты центра "Аргумент" в своей практике помимо согласования критериев с заказчиком используют и их весовые характеристики (приоритетность и значимость для заказчика). При детальном рассмотрении возможностей всех рассматриваемых систем, их цены, времени внедрения, технических характеристик и пр., а также значимости данных критериев для предприятия консультанты дают ему рекомендации о выборе того или иного программного продукта.



Итак, чтобы реализовать проект по внедрению системы бюджетирования, необходимо:
определить стратегические цели предприятия;
в соответствии с целями выстроить адекватную систему, позволяющую получать плановые показатели, а также информацию о фактическом исполнении бюджетов, моделировать будущее, анализировать расхождения между плановыми и фактическими показателями;
выбрать программный продукт, максимально отвечающий потребностям предприятия и обеспечивающий реализацию задач бюджетирования;
внедрить соответствующий программный продукт, а также заниматься его последующей поддержкой.


В последнее время все большее количество предприятий в целях выполнения задачи построения и внедрения системы бюджетирования обращаются к экспертам в данной отрасли. Это общая тенденция рынка, поскольку предприятия, как правило, стараются заниматься только основными видами деятельности, а неосновные перепоручают на условиях аутсорсинга специалистам в этом направлении.

Комментарии: (0)   Рейтинг: